Coronavirus y teletrabajo: 5 servicios cloud para aumentar la productividad

En estos días, debido a la crisis sanitaria del coronavirus o COVID-19 y siguiendo las recomendaciones del Gobierno, muchas empresas se han visto forzadas a implantar precipitadamente sistemas de teletrabajo para que todos o parte de sus empleados puedan seguir realizando su actividad desde casa.

Las aplicaciones de acceso remoto, una mala solución

Debido a la falta de previsión en este área, la mayoría de empresas han optado por instalar aplicaciones de acceso remoto tipo TeamViewer, LogMeIn o AnyDesk (cuya verdadera finalidad es la asistencia técnica remota, no el teletrabajo) para conectarse desde un equipo adicional en el hogar a los equipos de la oficina. Pese a ser una solución de bajo coste de implantación, no son una solución recomendable porque:

• Ponen en juego más factores que pueden ralentizar o incluso imposibilitar el trabajo remoto, como por ejemplo la indisponibilidad o sobrecarga de una de las conexiones a internet, que el equipo remoto no se haya desconectado a razón de un corte de suministro eléctrico, un problema con el router, incompatibilidad de versiones en ambos equipos, etc…
• Requieren de una configuración adicional compleja para no ver comprometida la seguridad de los equipos, como la configuración de una red privada virtual VPN y también de un sistema autentificación multifactor, aspectos que no se suelen implementar bien por desconocimiento de los propios empleados o por la ausencia del adecuado asesoramiento técnico.

Por estas razones, una empresa competitiva no puede conformarse con este tipo de solución si lo que quiere es que sus trabajadores rentabilicen al máximo su tiempo para aumentar así la rentabilidad de la propia empresa y, al mismo tiempo, disponer de una sistema de teletrabajo eficiente tanto para facilitar la colaboración entre sus empleados o con otros profesionales, como para flexibilizar la organización de los proyectos, los horarios, facilitar la conciliación familiar, minimizar el ausentismo laboral y mejorar la productividad.

Los beneficios de la nube

Para ese tipo de empresa más exigente existen las soluciones cloud o servicios en la nube, que, entre sus muchas ventajas, todas ellas aportan:

• Mayor velocidad: Que se traduce en una mayor productividad y satisfacción de clientes y trabajadores.
• Menores costes: Ahorro en instalaciones, equipos, energía y espacio.
• Disponibilidad 24/7: Accesibles en cualquier momento, desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.
• Colaboración: Permiten colaborar con compañeros y profesionales en otras localizaciones u organizaciones.
• Flexibilidad: Tanto en la contratación de los recursos necesarios como en la organización del trabajo y horarios.
• Seguridad: Protegen a la organización, su información y a sus clientes y trabajadores.

Eleva tu empresa a la nube

Para que tu empresa disfrute de estas ventajas y sea una empresa competitiva y preparada para los retos actuales y futuros, te explicamos a continuación los 5 servicios cloud principales con los que todo sistema de teletrabajo efectivo debe contar.

Para ampliar esta información puedes visitar la sección Servicios cloud de nuestra web donde podrás solicitar un estudio personalizado gratuito sobre qué servicios cloud necesitas y sus costes de implantación.

1.- Virtualización de escritorios

Todas las aplicaciones productivas (de gestión, contabilidad, CRMs, ERPs, gestores de tareas, agendas, etc…) que son de uso diario deben estar siempre disponibles para los empleados desde cualquier lugar con cualquier dispositivo.

Algunas de ellas ya disponen de servicio en sus propias plataformas online. Para las que no lo tienen, la solución es su instalación en servidores cloud en la nube, para que cada empleado pueda conectarse a él y ejecutarlas en su propio escritorio virtualizado sobre dicho servidor.

2.- Correo en la nube

Saber si hemos leído ya un correo o consultar los mensajes enviados sin importar qué dispositivo tengamos en nuestras manos agiliza notablemente nuestro trabajo.

Lo mismo ocurre con nuestra lista de contactos o nuestro calendario, los cuales es importante tenerlos siempre disponibles en todo momento, en cualquier lugar, con cualquier dispositivo.

Dicha sincronización sólo es posible si contratamos alguna de las pocas plataformas para correo cloud corporativo que existen en el mercado.

3.- Ofimática colaborativa

Disponer de herramientas para editar documentos, hojas de cálculo o presentaciones desde cualquier lugar y dispositivo aumentan nuestra productividad.

Si además nos facilitan la colaboración simultánea con compañeros de la propia empresa u otros profesionales externos, se reducen drásticamente los tiempos de los procesos y se aumenta claramente la calidad y rentabilidad de nuestro trabajo.

4.- Almacenamiento en la nube

Para tener todos los documentos siempre disponibles para cualquier trabajador desde cualquier lugar y dispositivo debemos tener contratado un disco duro virtual o almacenamiento en la nube con capacidad suficiente para albergar toda la información.

Dicha información puede estructurarse en carpetas a las que tengan acceso los diferentes perfiles atendiendo a criterios como los distintos departamentos de la empresa o roles de sus trabajadores.

Con este recurso no sólo se garantiza su disponibilidad 24/7, sino que también se facilita la colaboración entre los empleados y también con otras organizaciones o profesionales.

5.- Comunicaciones centralizadas

Utilizar los métodos tradicionales para nuestras comunicaciones internas el email, llamadas telefónicas, Whatsapp y Skype no es eficiente, pues diversifica los canales y hace que buscar posteriormente la información que buscamos se convierta en una tarea tediosa que nos roba gran parte de nuestro tiempo.

Hoy en día existen plataformas que centralizan todas estas comunicaciones, dotando a nuestro equipo de una mayor agilidad y eficacia. Son las llamadas plataformas de mensajería de equipo o áreas de trabajo compartido que no solamente nos permiten eso, sino que además nos aportan integración con otras muchas aplicaciones (dashboards, gestores de tareas y de proyectors, CRMs…), y nos permiten crear canales específicos para que todas las personas de nuestra empresa tengan en un solo lugar toda la información interna que necesitan, atendiendo a su rol o al departamento al que pertenecen.

Organizar reuniones y enlazarlas con nuestras agendas se convierte en una tarea sencilla e inmediata con este tipo de herramienta.

Sé más productivo, facilítate el trabajo con la nube

Como ves, las posibilidades que la nube ofrece para hacer nuestro día a día mucho más fácil y, en consecuencia, ayudarnos a ser más productivos son infinitas. Con un buen asesoramiento puedes conseguir que tu empresa sea mucho más rentable.

Puedes obtener más información en la sección de Servicios cloud de nuestra web, donde además te ofrecemos la posibilidad de realizarte un estudio totalmente gratuito sobre qué aspectos de tu empresa se deberían migrar a la nube y qué costes tendrían.

Te recordamos que en GUIONET.com no sólo te asesoramos sobre qué soluciones cloud del mercado se adaptan mejor a tus necesidades, sino que también te ayudamos en los procesos de implantación y migración.